Loading...
HomeMy WebLinkAbout2020-08-03; Traffic and Mobility Commission; ; AMEND PROCEDURAL RULES AND REGULATIONS TO ADD THE PLEDGE OF ALLEGIANCE TO MEETINGS OF THE TRAFFIC AND MOBILITY COMMISSIONItem 2 Meeting Date: Aug. 3, 2020 To: Traffic and Mobility Commission Staff Contact: Nathan Schmidt, Transportation Planning and Mobility Manager nathan.schmidt@carlsbadca.gov or 760-602-2734 Subject: Amend Procedural Rules and Regulations to Add the Pledge of Allegiance to Meetings of the Traffic and Mobility Commission Recommended Action Approve the amended Procedural Rules and Regulations to add the pledge of allegiance to meetings of the Traffic and Mobility Commission and adopt Resolution No. 2020-3 that supersedes Resolution No. 2020-2. Executive Summary Chapter 2.15.090 of the Carlsbad Municipal Code requires that meetings be held pursuant to the rules contained in Chapter 1.20 of the Carlsbad Municipal Code and any additional rules and regulations developed by the city clerk working in conjunction with the board or commission. The Traffic and Mobility Commission adopted the latest version of the Commission’s Rules and Regulations on July 6, 2020. Staff is now returning to the commission with this item to include the pledge of allegiance as part of the Commission’s regular agenda order. This change is necessary to make the Commission’s Procedural Rules and Regulations consistent with Carlsbad Municipal Code Chapter 1.20. Since the pledge of allegiance component was not included in the latest set of Rules and Regulations approved by the Commission on July 6, 2020, adoption of Resolution No. 2020-3 will supersede Resolution No. 2020-2. Next Steps None. Exhibits 1. Traffic and Mobility Commission Resolution No. 2020-3 2. Traffic and Mobility Commission Resolution No. 2020-3 with revisions indicated in redline format     Exhibit 1  TRAFFIC AND MOBILITY COMMISSION RESOLUTION NO. 2020‐3    A RESOLUTION OF THE TRAFFIC AND MOBILITY COMMISSION OF THE CITY OF CARLSBAD, CALIFORNIA,  AMENDING PROCEDURAL RULES AND REGULATIONS FOR MEETINGS AND SUPERSEDING RESOLUTION  NO. 2020‐2.      WHEREAS, Chapter 2.28 of the Carlsbad Municipal Code establishes the Traffic and Mobility  Commission as an advisory body to the City Council with the following duties per Carlsbad Municipal  Code Section 2.28.050:    It shall be the duty of the Traffic and Mobility Commission to study matters concerning mobility and  traffic safety, including implementation of the General Plan Mobility Element, and to make written  recommendations to the City Council and Planning Commission regarding measures that should be  taken to promote mobility and traffic safety within the city as follows:    A. Review staff studies and reports, and make recommendations to the City Council and  Planning Commission on mobility and traffic safety matters, including but not limited to  those related to pedestrian, bicycle, vehicular and transit modes of travel, and parking and  school safety;  B. Provide a public forum to review community input regarding mobility and traffic safety  matters, including but not limited to those related to pedestrian, bicycle, vehicular, and  transit modes of travel, and parking and school safety;   C. Review and provide recommendations for revision to the city codes and plans on mobility  and traffic safety matters, including but not limited to pedestrian, bicycle, vehicular, and  transit modes of travel, and parking and school safety.    WHEREAS, the Traffic and Mobility Commission established the following mission statement: The Traffic  and Mobility Commission is committed to enhancing safe mobility for the city and its residents by using  data‐driven decision‐making and a forward‐looking approach to transportation. We are transparent and  do the right thing the right way.    WHEREAS, on October 7, 2019, the Traffic and Mobility Commission adopted the following goals:    1.  Review staff recommendations on the multi‐modal transportation system and advise  City Council based on data, best practices and public input.    2.  Focus on mobility around school locations including safety.    3.  Develop a Commission communications plan.       WHEREAS, Carlsbad Municipal Code Section 2.12.090 requires that boards and commissions  conduct their meetings pursuant to the rules contained in Carlsbad Municipal Code Chapter 1.20 and  any additional rules and regulations developed by the city clerk working in conjunction with the board or  commission.        Exhibit 1  WHEREAS, on July 6, 2020 the Traffic and Mobility Commission approved Resolution No. 2020‐2  which adopted Procedural Rules and Regulations for Meetings.     WHEREAS, the Traffic and Mobility Commission finds that the addition of the pledge of  allegiance to the Procedural Rules and Regulations for Meetings is necessary to make these Procedural  Rules and Regulations consistent with Carlsbad Municipal Code Chapter 1.20.     WHEREAS, the Traffic and Mobility Commission wishes to supersede Resolution No. 2020‐2 with  this Resolution No. 2020‐3 that adds the pledge of allegiance to Traffic and Mobility Commission  meetings.      NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED by the Traffic and Mobility Commission of the City of  Carlsbad, California, as follows:    1. That the above recitations are true and correct.    2. Traffic Safety Commission Resolution No. 2017‐1 is hereby rescinded and replaced in its entirety  by this resolution.    3. For purposes of the Traffic and Mobility Commission’s meetings, references to Carlsbad  Municipal Code Chapter 1.20 are amended to apply as follows: “City Council” is replaced with  “Traffic and Mobility Commission”, the word “Mayor” is replaced with “Chairperson”, the word  “Council Member” is replaced with “Commissioner”, “Mayor Pro Tem” is replaced with “Vice  Chairperson”, “City Clerk” is replaced with “Minutes Clerk”, and “City Manager” is replaced with  “Staff Liaison”.    The following procedures and rules for the conduct of Traffic and Mobility Commission meetings are  adopted to supplement the requirements contained in Chapters 1.20 and 2.15 of the Carlsbad Municipal  Code and are hereby amended to include a consent calendar as follows:  Sections:  I. Meetings of the Traffic and Mobility Commission  A. Types of meetings  1.   Regular Meetings  2.   Special Meetings  B. Meeting Agenda  1.   How and when prepared  2.   Placing items on agenda  C. Correspondence  D. Minutes  E. Staff Reports  F. Conduct of business:  readiness for meeting  G. Call to order  H. Roll call  I. Order of business  1. Order of business  2. Traffic and Mobility Commission Comments        Exhibit 1      I.  MEETINGS OF THE TRAFFIC AND MOBILITY COMMISSION:      A.  TYPES OF MEETINGS:          1.  Regular Meetings: The Traffic and Mobility Commission shall hold regular meetings  on the first Monday of each month at 5:00 PM, in the Council Chambers at the City Hall, 1200 Carlsbad  Village Drive, Carlsbad, or such other place as shall be duly noticed. If the day for any regular meeting  falls on a City holiday, such meeting shall be held at such other time as designated by the Traffic and  Mobility Commission.         2.  Special Meetings: A special meeting of the Traffic and Mobility Commission may be  called by the chairperson, by majority vote of the commission, or by the staff liaison. A special meeting  is held outside of the Commission’s regular meeting schedule, with 24‐hour notice of the special  meeting given and posted. No action or substantive discussion shall be taken on any item not appearing  on the agenda.       B.  MEETING AGENDA:          1. How and when prepared: In order to facilitate the orderly conduct of the business of  the Commission, an agenda shall be prepared for each regular meeting containing the specific items of  business to be transacted and the order thereof.         2.  Placing items on agenda: Items of business may be placed on the agenda by the Staff  Liaison, or by majority vote of the members of the Commission.      C.  CORRESPONDENCE:      1. Available at meeting:    i. Correspondence received specific to an agenda item shall become part of  the record for that agenda item and be filed with the Minutes Clerk of the  Commission. Correspondence shall not be read aloud at a Commission  meeting unless requested by a majority vote of the Commission.  ii. Sufficient copies of each item of correspondence shall be provided so that  each Commissioner and Staff Liaison will have a copy in a timely manner. In  addition, three additional copies for public inspection at the meeting shall  be provided.     D. MINUTES:      The minutes of the meeting shall reflect the actions taken by the Commission and  include Commission member’s specific statements that are requested to be made part of the record by  initiating the request with a statement beginning with: “I would like the minutes to show…”       E.  STAFF REPORTS:      In some cases where files are too large to be efficiently attached to the agenda package,  staff will include a link to the file location at the appropriate page on the city website and make a  hardcopy of the files available through the Minutes Clerk.      Exhibit 1       F.  CONDUCT OF BUSINESS: READINESS FOR MEETING: The business of the Commission  shall be conducted in substantially the order and in the manner herein provided.      G.  CALL TO ORDER: The Chairperson, or in their absence the Vice‐Chairperson, shall take  the chair at the hour appointed for the meeting and shall call the Commission to order. In the absence of  the Chairperson and the Vice‐Chairperson, the Staff Liaison shall call the Commission to order, where  upon a temporary Chairperson shall be elected by the Commission members present. Upon the arrival  of the Chairperson or the Vice‐Chairperson, the temporary Chairperson shall relinquish the chair at the  conclusion of the business then before the Commission. Whenever the term ‘Chairperson’ is used in  these rules, and the Chairperson is absent, it shall apply equally to the Vice‐Chairperson, and if they are  also absent, to the Chairperson elected pursuant to this section.      H.  ROLL CALL: Before proceeding with the business of the Commission, the Minutes Clerk  or Chairperson shall call the roll of the Commission Members and the names of those present shall be  entered into the minutes.      I.  ORDER OF BUSINESS:       1. The order of business established on the agenda shall be followed unless the  Chairperson, with the consent of a majority of the Commission, permits a matter to be taken out of the  regular agenda order:    i. Call to Order  ii. Roll Call  iii. Pledge of Allegiance  iv. Approval of Minutes  v. Public Comments  vi. Consent Calendar  vii. Departmental Reports  viii. Public Comments (continued)  ix. City Traffic Engineer Comments  x. Traffic and Mobility Commission Comments  xi. Adjournment        2. Consent Calendar: Consistent with Carlsbad Municipal Code section 1.20.120, the  items listed under Consent Calendar are considered routine, noncontroversial, or related to  housekeeping and will be grouped together for action by a single motion. There will be no separate  discussion on these items before the time the Commission votes on the motion unless Commission  members, the Staff Liaison, or the public request specific items be discussed and/or removed from the  Consent Calendar for separate action.  In that event, the Chairperson will defer action on the particular  matter or matters as part of the regular agenda in any order deemed appropriate. A Commission  Member may record a negative vote or an abstention on a consent calendar item without removing the  item for discussion by so stating prior to the vote on the motion to approve the Consent Calendar. A  request from the public to discuss an item must be submitted to the Staff Liaison in writing prior to  Commission consideration of the Consent Calendar.        3. Traffic and Mobility Commission Comments: During the Traffic and Mobility  Commission comments portion at each Commission meeting, Commissioners will have an opportunity to  Exhibit 1  provide information on mobility issues. Commissioners may request future agenda items that are  consistent with the approved work plan be placed on a future meeting agenda.   PASSED, APPROVED AND ADOPTED by the Traffic and Mobility Commission of the City of  Carlsbad at a regular meeting held on August 3, 2020 by the following vote, to wit:  AYES:  Gocan,Perez,Hunter,Penseyres,Fowler,Linke,Wanamaker NOES:  None ABSENT:  None _______________________________________  MONA GOCAN, Chairperson  CARLSBAD TRAFFIC AND MOBILITY COMMISSION  ATTEST:  _______________________________________  NATHAN SCHMIDT  TRANSPORTATION PLANNING AND MOBILITY MANAGER      Exhibit 2  TRAFFIC AND MOBILITY COMMISSION RESOLUTION NO. 2020‐23    A RESOLUTION OF THE TRAFFIC AND MOBILITY COMMISSION OF THE CITY OF CARLSBAD, CALIFORNIA,  AMENDING PROCEDURAL RULES AND REGULATIONS FOR MEETINGS AND SUPERSEDING RESOLUTION  NO. 2020‐12.      WHEREAS, Chapter 2.28 of the Carlsbad Municipal Code establishes the Traffic and Mobility  Commission as an advisory body to the City Council with the following duties per Carlsbad Municipal  Code Section 2.28.050:    It shall be the duty of the Traffic and Mobility Commission to study matters concerning mobility and  traffic safety, including implementation of the General Plan Mobility Element, and to make written  recommendations to the City Council and Planning Commission regarding measures that should be  taken to promote mobility and traffic safety within the city as follows:    A. Review staff studies and reports, and make recommendations to the City Council and  Planning Commission on mobility and traffic safety matters, including but not limited to  those related to pedestrian, bicycle, vehicular and transit modes of travel, and parking and  school safety;  B. Provide a public forum to review community input regarding mobility and traffic safety  matters, including but not limited to those related to pedestrian, bicycle, vehicular, and  transit modes of travel, and parking and school safety;   C. Review and provide recommendations for revision to the city codes and plans on mobility  and traffic safety matters, including but not limited to pedestrian, bicycle, vehicular, and  transit modes of travel, and parking and school safety.    WHEREAS, the Traffic and Mobility Commission established the following mission statement: The Traffic  and Mobility Commission is committed to enhancing safe mobility for the city and its residents by using  data‐driven decision‐making and a forward‐looking approach to transportation. We are transparent and  do the right thing the right way.    WHEREAS, on October 7, 2019, the Traffic and Mobility Commission adopted the following goals:    1.  Review staff recommendations on the multi‐modal transportation system and advise  City Council based on data, best practices and public input.    2.  Focus on mobility around school locations including safety.    3.  Develop a Commission communications plan.         WHEREAS, Carlsbad Municipal Code Section 2.12.090 requires that boards and commissions  conduct their meetings pursuant to the rules contained in Carlsbad Municipal Code Chapter 1.20 and  any additional rules and regulations developed by the city clerk working in conjunction with the board or  commission.        Exhibit 2  WHEREAS, on June 1July 6, 2020 the Traffic and Mobility Commission approved Resolution No.  2020‐1 2 which adopted Procedural Rules and Regulations for Meetings.     WHEREAS, the Traffic and Mobility Commission finds that the addition of the pledge of a  consent calendar toallegiance to the Procedural Rules and Regulations for Meetings would reduce the  time needed to vote on routine, noncontroversial or housekeeping matters is necessary to make these  Procedural Rules and Regulations would be consistent with Carlsbad Municipal Code Chapter 1.20.     WHEREAS, the Traffic and Mobility Commission wishes to supersede Resolution No. 2020‐1 2  with this Resolution No. 2020‐2 3 that adds a consent calendarthe pledge of allegiance to Traffic and  Mobility Commission meetings.      NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED by the Traffic and Mobility Commission of the City of  Carlsbad, California, as follows:    1. That the above recitations are true and correct.    2. Traffic Safety Commission Resolution No. 2017‐1 is hereby rescinded and replaced in its entirety  by this resolution.    3. For purposes of the Traffic and Mobility Commission’s meetings, references to Carlsbad  Municipal Code Chapter 1.20 are amended to apply as follows: “City Council” is replaced with  “Traffic and Mobility Commission”, the word “Mayor” is replaced with “Chairperson”, the word  “Council Member” is replaced with “Commissioner”, “Mayor Pro Tem” is replaced with “Vice  Chairperson”, “City Clerk” is replaced with “Minutes Clerk”, and “City Manager” is replaced with  “Staff Liaison”.    The following procedures and rules for the conduct of Traffic and Mobility Commission meetings are  adopted to supplement the requirements contained in Chapters 1.20 and 2.15 of the Carlsbad Municipal  Code and are hereby amended to include a consent calendar as follows:  Sections:  I. Meetings of the Traffic and Mobility Commission  A. Types of meetings  1.   Regular Meetings  2.   Special Meetings  B. Meeting Agenda  1.   How and when prepared  2.   Placing items on agenda  C. Correspondence  D. Minutes  E. Staff Reports  F. Conduct of business:  readiness for meeting  G. Call to order  H. Roll call  I. Order of business  1. Order of business  2. Traffic and Mobility Commission Comments      Exhibit 2        I.  MEETINGS OF THE TRAFFIC AND MOBILITY COMMISSION:      A.  TYPES OF MEETINGS:          1.  Regular Meetings: The Traffic and Mobility Commission shall hold regular meetings  on the first Monday of each month at 5:00 PM, in the Council Chambers at the City Hall, 1200 Carlsbad  Village Drive, Carlsbad, or such other place as shall be duly noticed. If the day for any regular meeting  falls on a City holiday, such meeting shall be held at such other time as designated by the Traffic and  Mobility Commission.         2.  Special Meetings: A special meeting of the Traffic and Mobility Commission may be  called by the chairperson, by majority vote of the commission, or by the staff liaison. A special meeting  is held outside of the Commission’s regular meeting schedule, with 24‐hour notice of the special  meeting given and posted. No action or substantive discussion shall be taken on any item not appearing  on the agenda.       B.  MEETING AGENDA:          1. How and when prepared: In order to facilitate the orderly conduct of the business of  the Commission, an agenda shall be prepared for each regular meeting containing the specific items of  business to be transacted and the order thereof.         2.  Placing items on agenda: Items of business may be placed on the agenda by the Staff  Liaison, or by majority vote of the members of the Commission.      C.  CORRESPONDENCE:      1. Available at meeting:    i. Correspondence received specific to an agenda item shall become part of  the record for that agenda item and be filed with the Minutes Clerk of the  Commission. Correspondence shall not be read aloud at a Commission  meeting unless requested by a majority vote of the Commission.  ii. Sufficient copies of each item of correspondence shall be provided so that  each Commissioner and Staff Liaison will have a copy in a timely manner. In  addition, three additional copies for public inspection at the meeting shall  be provided.     D. MINUTES:      The minutes of the meeting shall reflect the actions taken by the Commission and  include Commission member’s specific statements that are requested to be made part of the record by  initiating the request with a statement beginning with: “I would like the minutes to show…”       E.  STAFF REPORTS:      Exhibit 2      In some cases where files are too large to be efficiently attached to the agenda package,  staff will include a link to the file location at the appropriate page on the city website and make a  hardcopy of the files available through the Minutes Clerk.       F.  CONDUCT OF BUSINESS: READINESS FOR MEETING: The business of the Commission  shall be conducted in substantially the order and in the manner herein provided.      G.  CALL TO ORDER: The Chairperson, or in their absence the Vice‐Chairperson, shall take  the chair at the hour appointed for the meeting and shall call the Commission to order. In the absence of  the Chairperson and the Vice‐Chairperson, the Staff Liaison shall call the Commission to order, where  upon a temporary Chairperson shall be elected by the Commission members present. Upon the arrival  of the Chairperson or the Vice‐Chairperson, the temporary Chairperson shall relinquish the chair at the  conclusion of the business then before the Commission. Whenever the term ‘Chairperson’ is used in  these rules, and the Chairperson is absent, it shall apply equally to the Vice‐Chairperson, and if they are  also absent, to the Chairperson elected pursuant to this section.      H.  ROLL CALL: Before proceeding with the business of the Commission, the Minutes Clerk  or Chairperson shall call the roll of the Commission Members and the names of those present shall be  entered into the minutes.      I.  ORDER OF BUSINESS:       1. The order of business established on the agenda shall be followed unless the  Chairperson, with the consent of a majority of the Commission, permits a matter to be taken out of the  regular agenda order:    i. Call to Order  ii. Roll Call  iii. Pledge of Allegiance  iii.iv. Approval of Minutes  iv.v. Public Comments  v.vi. Consent Calendar  vi.vii. Departmental Reports  vii.viii. Public Comments (continued)  viii.ix. City Traffic Engineer Comments  ix.x. Traffic and Mobility Commission Comments  x.xi. Adjournment        2. Consent Calendar: Consistent with Carlsbad Municipal Code section 1.20.120, the  items listed under Consent Calendar are considered routine, noncontroversial, or related to  housekeeping and will be grouped together for action by a single motion. There will be no separate  discussion on these items before the time the Commission votes on the motion unless Commission  members, the Staff Liaison, or the public request specific items be discussed and/or removed from the  Consent Calendar for separate action.  In that event, the Chairperson will defer action on the particular  matter or matters as part of the regular agenda in any order deemed appropriate. A Commission  Member may record a negative vote or an abstention on a consent calendar item without removing the  item for discussion by so stating prior to the vote on the motion to approve the Consent Calendar. A  request from the public to discuss an item must be submitted to the Staff Liaison in writing prior to  Commission consideration of the Consent Calendar.      Exhibit 2        3. Traffic and Mobility Commission Comments: During the Traffic and Mobility  Commission comments portion at each Commission meeting, Commissioners will have an opportunity to  provide information on mobility issues. Commissioners may request future agenda items that are  consistent with the approved work plan be placed on a future meeting agenda.       PASSED, APPROVED AND ADOPTED by the Traffic and Mobility Commission of the City of  Carlsbad at a regular meeting held on July August 36, 2020 by the following vote, to wit:      AYES:     NOES:     ABSENT:                 _______________________________________        MONA GOCAN, Chairperson        CARLSBAD TRAFFIC AND MOBILITY COMMISSION    ATTEST:      _______________________________________  NATHAN SCHMIDT  TRANSPORTATION PLANNING AND MOBILITY MANAGER